Dans une entreprise, on distingue généralement trois catégories d’achats en fonction de leur importance stratégique pour le fonctionnement de l’entreprise et du coût qu’ils engendrent. Ainsi, il y a les achats de classe A, B ou C. Ces derniers sont considérés comme des achats indirects ou non essentiels pour soutenir le processus de production.

Chaque catégorie d’achat possède ses propres caractéristiques distinctes et leur optimisation est un facteur important dans la stratégie globale des entreprises.

Classe A : achats de B et C, distinctions et caractéristiques

Dans le processus d’achat, la classe A comprend les achats considérés comme importants pour l’entreprise, c’est-à-dire ceux qui ont un impact direct sur les opérations de production. Ils sont généralement contrôlés et les dépenses qui leur sont associées sont réduites grâce à des procédures bien définies par le département des achats.

Les achats de classe A concernent généralement les matières premières nécessaires à la fabrication des produits dans les entreprises industrielles.

Les achats de classe B sont généralement liés aux acquisitions les plus fréquentes dans une entreprise, par exemple, les ordinateurs, les voyages de mission ou le parc automobile. Même si ces achats ne sont pas de nature stratégique et n’affectent pas directement les processus de production, ils sont cruciaux pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

Dans la majorité des cas, ces achats sont gérés par le département des achats comme ceux de la catégorie A.

Par ailleurs, les achats de catégorie C sont des articles qui ne sont pas essentiels à la production ni stratégiques pour les activités de l’entreprise comme les équipements de protection des employés ; les produits de bureau, les articles d’hygiène ou le mobilier.

Les achats de catégorie C, parfois appelés « joker », couvrent tous les départements de l’entreprise et sont généralement contractés sur une base ad hoc, et non conçus par le service des achats. Ces urgences représentent généralement de petites dépenses et sont souvent qualifiées de coûts indirects, ce qui augmente le montant total des achats.

Pour améliorer leur compétitivité et leurs bénéfices, les entreprises doivent s’attacher à réduire les coûts indirects, qui ne sont généralement pas couverts par l’optimisation des achats. En fait, les achats de classe A et B sont gérés par le département des achats selon une procédure d’optimisation bien définie.

Les achats indirects sont des coûts cachés qui ne sont pas gérés

La plupart des coûts indirects sont centrés sur les achats de classe C qui représentent une part importante des achats et des fournisseurs de l’entreprise. Les coûts cachés sont importants et sont engendrés par l’achat d’articles de classe C, même si leur montant reste faible par rapport aux achats stratégiques.

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Les coûts indirects sont souvent le résultat d’achats qui ne sont pas couverts par les canaux traditionnels et les processus d’achat créés par les gestionnaires concernés. Ils peuvent être encourus par des employés de leur propre chef ou par différents départements et ne sont donc pas soumis aux contrôles normaux effectués par le service des achats.

La répartition des achats a des conséquences directes sur l’efficacité et la compétitivité de l’entreprise, ainsi que sur les coûts qu’elle supporte en raison de l’augmentation du nombre de commandes, et par conséquent du risque d’erreurs et de retours.

Optimiser l’achat des classes qui constituent la majorité des dépenses indirectes, est un énorme problème pour toute entreprise qui a une stratégie d’optimisation du processus d’achat.

Sans être l’objet principal de l’activité de l’entreprise les coûts indirects englobent une myriade d’achats hors production liés à l’acquisition de services ou de produits qui sont essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise ; cependant, ils ne constituent pas le cœur de l’activité principale.

Ces dépenses peuvent inclure les déplacements des employés, la téléphonie et les voyages, l’entretien des véhicules, les activités culturelles ou la restauration. L’administration de ces dépenses indirectes n’est généralement pas organisée, car le service des achats n’a pas une vision unifiée de ces achats. Ils ne sont pas centralisés, pas planifiés et exécutés de manière ad hoc ou dispersée.

Pourtant, les entreprises ont tout intérêt à optimiser l’efficacité de ces classes d’achats qui constituent une part importante de leur budget de fonctionnement. Une gestion efficace de ces types de dépenses non stratégiques peut permettre de réaliser des économies considérables.

La rationalisation des achats indirects, un enjeu clé pour les entreprises

Les achats indirects, souvent appelés achats  » sauvages « , sont des dépenses ponctuelles qui permettent aux entreprises de gérer des situations imprévues survenant dans leur fonctionnement quotidien ou d’améliorer le confort général de leur personnel. Par exemple, il est possible d’imaginer des scénarios tels qu’une panne d’équipement nécessitant l’achat de l’outil adéquat pour le réparer, ou la planification d’un séminaire nécessitant la location de chaises par les équipes.

Il s’agit généralement d’achats effectués dans l ‘urgence et pour des articles qui ne font pas toujours partie de la stratégie d’achat de l’entreprise. Dans ces cas, le service des achats est souvent incapable de contrôler les dépenses occasionnées par ces achats et de s’assurer qu’elles font partie des coûts maîtrisés qui sont dispersés dans les différents services. Ces bons de commande non structurés entraînent d’importants coûts cachés et leur optimisation offre une opportunité pour le département des achats de gagner du temps et de l’argent.

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Les achats sauvages doivent être expliqués, même s’ils sont effectués dans l’urgence, dans le cas où ils ne font pas appel aux fournisseurs traditionnels de l’entreprise et s’ils ne suivent pas le processus normal. La majorité de ces achats sont généralement effectués en dehors des catalogues officiels des catalogues de produits ou auprès d’entreprises indépendantes sans aucun lien avec les catalogues de produits du service des achats .

Bien qu’ils puissent sembler insignifiants, les achats de classe C accumulés deviennent progressivement un gouffre économique. Lorsqu’ils sont effectués par un employé de son propre chef, celui-ci peut s’absenter de son travail et réclamer des frais de déplacement, ce qui augmente considérablement les dépenses pour des articles sans importance.

Pour réduire ces coûts cachés, les entreprises mettent en place des procédures visant à rationaliser l’achat d’articles aléatoires en proposant aux départements des offres négociées auprès de fournisseurs de référence.

Comment optimiser les coûts indirects ?

Les achats indirects se structurent de plus en plus comme un secteur d’activité avec des objectifs clairement définis et bien structurés. Les tâches d’un acheteur comprennent :

  • Gérer les catégories de produits,
  • Gérer les fournisseurs,
  • limiter la quantité d’achats non autorisés dispersés dans les différents départements.

Les acheteurs indirects ont une véritable utilité qui requiert un ensemble de compétences spécifiques et dont les leviers d’action reposent sur l’identification des opportunités de l’économie qui se cachent derrière ces achats non stratégiques.

Les achats directs connaissent un regain d’intérêt de la part des entreprises après avoir été ignorés et sous-évalués par rapport aux achats directs qui font partie du processus de fabrication. Cette prise de conscience peut conduire à la mise en place d’une fonction d’acheteur indirect dont l’objectif principal est de contrôler les coûts et de réduire les coûts indirects associés aux classes C d’achats. À long terme, la gestion judicieuse de ces coûts permettra à l’entreprise d’augmenter ses revenus et d’avoir des dépenses conformes à l’environnement économique.

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C’est dans cette optique que les grandes entreprises disposent désormais d’un département spécifique aux achats indirects. Ce département permet d’adapter la structure des achats aux besoins imprévus ou urgents.

Un acheteur indirect a de multiples responsabilités et est amené à endosser divers rôles pour remplir son rôle. Les principales tâches d’un acheteur indirect sont les suivantes :

  • Réduire les coûts, par l’élimination des achats qui ne sont pas nécessaires, l’optimisation du coût total d’acquisition et la bonne utilisation des contrats.
  • S’assurer qu’une technologie numérique innovante est mise en œuvre pour augmenter la visibilité de vos dépenses globales et résoudre les besoins en matière d’approvisionnement etréduire la charge de la gestion,
  • Engager toutes les parties prenantes dans le processus, en s’imposant comme un véritable partenaire.
  • Construire une relation avec les fournisseurs, en établissant un plan à long terme,
  • Satisfaire vos clients en leur offrant une garantie.
  • Participer à la responsabilité sociale de l’entreprise en encourageant l’achat de produits fabriqués localement et en adoptant une stratégie d’achat axée sur les objectifs.
  • Pouvoir s’adapter aux contraintes légales en vigueur, par la gestion des risques posés par les fournisseurs dans le cadre des transactions effectuées.

Le travail de l’acheteur indirect est en constante évolution et se caractérise par sa capacité de collaboration et de communication avec toutes les personnes impliquées dans le processus d’achat. C’est un partenaire commercial efficace, et de nombreuses entreprises n’hésitent pas à recourir aux services d’une société de conseil spécialisée dans le domaine des achats pour optimiser les décisions d’achat.